전자 근로계약 체결, 이런 경우에는 위법입니다.

개정된 근로기준법이 2022년 1월 5일부터 시행됨에 따라, 전자문서를 통한 근로계약 체결 및 교부가 가능해졌습니다. 사실 전자문서 형태의 근로계약 체결 및 교부는 이미 많은 회사에서 진행되던 사항이기는 하지만, 이번 근로기준법 개정안을 통하여 전자문서를 통한 근로계약 체결 및 교부가 명확히 명시되어 더더욱 전자문서를 통한 근로계약 체결이 활발해질 것으로 예상됩니다. 그러나 전자문서를 통해 근로계약을 체결하였다고 하여 곧바로 근로기준법 제17조, 제67조 등의 근로계약 체결 및 교부의무, 근로기준법 제42조(서류 보관 의무)가 이행되었다고 볼 수는 없습니다. 아래에서는 전자문서를 이용한 근로계약 체결 시, 위법으로서 사실상 근로기준법 상 근로계약 체결의무 및 서류 보관의무를 이행하였다고 보기 어려운 상황들에 대하여 설명드리겠습니다. 

 

당사자 간 서명, 날인의 경우 

 

전자 근로계약서는 당사자 서명 이후에 어느 일방이 임의적으로 수정할 수 없도록, 읽기전용문서로 저장되어야 합니다. 또한 계약 당사자 일방이 서명 이후에 근로계약서 내용을 수정하면, 상대가 이를 바로 확인할 수 있는 시스템이 마련되어야 합니다. 만일 이와 같은 전자결재시스템이 구축되어 있지 않거나, 읽기 전용문 서로 저장되는 프로그램이 아니라면 전자문서를 통해 근로계약을 체결하였다고 하더라도 이를 근로기준법 상 근로계약 체결로 볼 수 없는 여지가 발생합니다. 

 

직원에게 교부하는 방법의 경우 

한편 직원이 전자근로계약서를 받을 이메일 등을 지정하고, 회사가 지정된 곳으로 전자 근로계약서를 발송한 경우 이는 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있습니다. 그러나 고용노동부 행정해석은 "전자문서 형태의 근로계약서를 단순히 회사 서버에 보관하여 열람하는 것으로는 교부의무를 다한 것으로 보지 않는다"는 입장입니다(근로기준 정책과-6384, 2016. 10. 12.).

 

따라서 전자문서로 근로계약을 체결하였다면 이를 반드시 직원이 지정한 방법으로 송부하여야 하고, 단순히 내부 인트라넷 등에 올려 직원에게 열람하게 하는 것만으로는 근로기준법 상 근로계약서 교부의무를 이행한 것이 아닐 수 있음에 유의하셔야 합니다. 만일 개별적으로 별도의 전자문서를 송부받지 못하고, 사내 사이트 등을 통하여 열람하도록 하기만 하였다면 이 경우에는 회사를 근로계약서 미교부로서 신고할 여지도 있습니다. 

 

전자 근로계약서 보관방법의 경우 

 

근로기준법 제42조에 따라, 전자 근로계약서는 근로관계가 종료된 날로부터 3년간 보관할 의무가 있으며, 아래의 방법대로 보관되어야 합니다. 

 

• 전자 근로계약서의 작성자, 수신자, 송신, 수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분도 함께 보존되어야 함 
• 전자 근로계약서가 작성 및 송신, 수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있어야 함 
• 전자 근로계약서의 내용을 열람할 수 있어야 함 
• 종이에 작성된 근로계약서 등 전자적 형태로 작성되지 않은 근로계약서를 사진 파일, pdf 파일 등으로 변환하여 보관하는 경우에는 근로계약서 원본과 내용 및 형태가 동일할 것